TododoTododo ← איך מתנהלים עם כרטסת חובות
איך מתנהלים עם כרטסת חובות.
כרטסת היא לא רשימה. היא מסך אחד שעונה על שלוש שאלות: כמה פתוח, אצל מי, וכמה זמן זה ממתין.
הכלל היחיד שקובע אם זה יעבוד
לרשום את החוב באותו יום שהעבודה נמסרה. לא בסוף החודש.
כרטסת שמתמלאת פעם בחודש היא ארכיון. כרטסת שמתמלאת ביום העבודה היא כלי — כי היא נכונה כשמסתכלים עליה.
ב-Tododo זה קורה מעצמו: כשמסמנים משימה כבוצעה ויש עליה סכום, עולה שאלה אחת — להוסיף לכרטסת? לחיצה, והחוב פתוח על שם הלקוח.
מה המסך מראה ברגע שפותחים אותו
למעלה מספר אחד גדול: כמה פתוח בסך הכל, אצל כמה לקוחות.
מתחתיו שורה שקל לפספס וכדאי לא לפספס — כמה מהם ממתינים מעל 14 יום. זה כפתור, והוא מסנן ישר לאלה.
ואז רשימת הלקוחות, כל אחד עם הסכום שלו. לקוח שממתין מעל שבועיים מסומן. אין כאן דוחות ואין גרפים; יש שאלה אחת ותשובה.
ככה זה נראה
השגרה, שלוש דקות בשבוע
לפתוח את הכרטסת ולהסתכל על השורה השנייה
מי ממתין מעל 14 יום. אלה היחידים שדורשים פעולה השבוע.
לשלוח פירוט למי שברשימה
פותחים את הלקוח, לוחצים "וואטסאפ". שתי לחיצות, ווואטסאפ נפתח על הודעה כתובה — שורה לכל חיוב עם תאריך, וסה״כ אחד.
להלן ריכוז החיובים:
01.08 | 4.5 שעות הקלטת קולות — ₪1,498.5
03.08 | סשן שעתיים מיקסים — ₪666
סה״כ: ₪2,164.5
לרשום מה שנכנס
"התקבל תשלום" מאותו מסך. תשלום חלקי נרשם כתשלום חלקי, והשורה ממשיכה להראות יתרה מתוך הסכום המקורי. אין מה לתקן ואין מה לפצל.
להוציא חשבונית למי ששילם
"חשבונית" על שורת הלקוח. הסכום, השם, התיאור והמייל כבר ממולאים — המייל מגיע מהחשבונית הקודמת שהוצאה לו. לחיצה שנייה על "הפק חשבונית" ונגמר.
ובסוף חודש — לחיצה אחת לכולם
בסוף החודש עולה בכרטסת פס עם כפתור אחד: שלח פירוטים לכולם.
הוא עובר לקוח־לקוח, פותח וואטסאפ עם הפירוט של כל אחד, וממשיך לבא בתור. שמונה לקוחות עם חובות פתוחים לוקחים דקה.
שאלות ותשובות
כמה זמן זה לוקח בשבוע?
שלוש עד חמש דקות. רוב הזמן הולך על ההחלטה למי לשלוח, לא על השליחה.
מה עושים עם חוב שכבר ברור שלא ייגבה?
משאירים אותו רשום עד שמחליטים. חוב שנמחק מהכרטסת נעלם גם מהדוח, ולזה יש השלכות מס — שווה לשאול רואה חשבון לפני שמוחקים.
אפשר לנהל כרטסת לשני עסקים?
כן. לכל חוב יש שיוך לעסק, והפירוט שנשלח מצטט את פרטי התשלום של אותו עסק.
צריך מנוי בשביל הכרטסת?
כן, היא נפתחת עם המנוי השנתי. המשימות והלקוחות עובדים בחינם.